GIỚI THIỆU VỀ GIẢI PHÁP LẠC VIỆT BIO PORTAL

BIO Portal là một giải pháp quản lý thông tin nội bộ doanh nghiệp, xây dựng môi trường cộng tác hiệu quả giúp giảm bớt gánh nặng trong công việc hành chính, văn thư trong các doanh nghiệp và tổ chức lớn. BIO Portal quản lý toàn bộ hệ thống công văn, văn bản đi và đến của một công ty, tổ chức; có khả năng quản lý, theo dõi được sự luân chuyển của từng văn bản từ khâu nhập một văn bản đến qua các bước trình duyệt, xử lý đến kết thúc (quản lý dự án).

Các tính năng cơ bản BIO Portal.

• Quản lý công văn đến.
• Quản lý công văn đi.
• Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
• Quản lý quy trình công việc.
• Quản lý báo cáo và thống kê báo cáo.
• Quản lý chương trình họp, công tác và lịch công tác.
• Quản lý việc lưu trữ, cập nhật và khai thác thông tin.
• Tích hợp với hệ thống Fax server và máy Scan.
• Tìm kiếm, thông kê công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Tạo môi trường làm việc cộng tác giữa các thành viên, nhóm.
• Chia sẻ thông tin, tích hợp phần mềm, tổ chức và tìm kiếm.
• Hổ trợ tạo lập diễn đàn, thảo luận nhóm.

Điểm nổi bật của BIO Portal

 Quản lý toàn diện: BIO Portal cho phép quản lý từ khâu tiếp nhận, phân phối, xử lý, lưu trữ công văn, giấy tờ , theo dõi, điều hành toàn bộ quy trình xử lý công việc. Hệ thống cũng đồng thời cung cấp báo cáo theo những tiêu chí mà lãnh đạo yêu cầu.

Quy trình linh hoạt: ngoài quy trình xử lý công văn thuần nhất, BIO Portal cung cấp công cụ tự định nghĩa các danh mục, thuộc tính công văn hoặc định nghĩa một quy trình công việc. Với công cụ này người dùng hoàn toàn có thể thiết quy trình công việc phù hợp với công ty, tổ chức của mình. 

Giao diện tuỳ biến:  được thiết kế thân thiện dễ sử dụng, hệ thống cho phép người dùng có thể tự thiết kế và thay đổi giao diện, tạo giao diện cho từng người sử dụng.

 Tính mở rộng cao: hệ thống có thể được phát triển mở rộng theo qui chuẩn phát triển webpart trên MS sharepoint 2007.

 Khả năng tích hợp: hệ thống có thể tích hợp với hệ thống Fax server, máy scan, điều này giúp việc gởi và nhận công văn một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra BIO Portal tích hợp hoàn toàn với MS Offfice giúp người dùng có thể xem lịch công việc của mình tại Microsoft Outlook và có thể gởi bài viết lên diễn đàn từ Microsoft Word.

Giải pháp BIO Portal 

•  Develop & deploy ASP.NET applications
• Microsoft SQL Server 2005
• Microsoft Portal Sharepoint Server 2007
• Microsoft Windows Sharepoint Service 3.0
• Microsoft Windows Workflow Foundation
• Microsoft Sharepoint Designer 2007 

Tin học hoá văn phòng

 Quản lý quy trình công việc

• Quản lý công việc theo vai trò người dùng.
• Phân quyền xử lý công văn theo vai trò và chức năng người dùng.
• Theo dõi thời gian và quá trình xử lý công việc.
• Uỷ quyền xử lý.

Phân công, theo dõi, xử lý công việc.

Quản lý văn bản

• Quản lý quy trình xử lý công văn đi, đến, công văn nội bộ.
• Quản lý tất cả các loại tài liệu điện tử dưới dang : .doc, .xml, .ppt, .pdf…
• Quản lý hồ sơ công việc.
• Quản lý  thống kê, in báo cáo theo mẫu của nhà nước
• Lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm toàn văn văn bản.
• Lập lịch làm việc, lịch công tác cho lãnh đạo và các phòng ban.
• Cho phép nhiều người truy cập xử lý công văn cùng 1 lúc.
• Tự động thông báo khi có sự thay đổi đến người dùng qua SMS, email… 

Số hoá và lưu trữ tài liệu số

Số hoá nội dung

• Là sách báo, bản vẽ ….từ giấy tờ được BIO Portal quét tự động với máy quét tự nạp giấy tốc độ cao.
• Quản lý siêu dữ liệu (metadata) của mọi tài liệu trên giấy, dạng âm thanh, video, hình ảnh có hoặc không có file kèm theo.
• Nhận fax tự động từ BIO Portal.
• Quản lý mọi dạng xml, html
• Xem nội dung trực tiếp từ BIO Portal.

Gửi Fax trực tiếp bằng trình duyệt Web.

Tổ chức nội dung

• Để tìm kiếm nhanh chóng và chia sẻ thuận tiện nội dung, tài liệu được BIO Portal tổ  chức theo chuẩn phổ biến.
• Thêm thư mục tuỳ ý để phân loại tài liệu.
• Thêm sửa xoá tài liệu.
• Quản lý phiên bản (version) tài liệu khi có sự thay đổi.
• Tự định nghĩa qui trình xét duyệt và phổ biến tài liệu.
• Tự động tạo chỉ mục (indexes) khi thêm tài liệu vào hệ thống.
• Chuyển tài liệu từ mục này sang mục khác trong hệ thống.
• Có thể tách gọp những tài liệu hiện có trong hệ thống. 

 Tra cứu, tìm kiếm

Công nghệ tích hợp & Bảo mật

• BIO Portal tích hợp với Active Directory 2.0 giúp việc quản lý và phần quyền theo role người dùng trở nên dễ dàng nhưng vẫn bảo đảm tính bảo mật cao.
• Dễ dàng thao tác các ứng dụng MS office 2007, Fax server, Email, Messenger… trên BIO Portal.
• Giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục.

 Lợi ích và hiệu quả mang lại

• Hổ trợ tin học hoá công tác văn phòng.
• Quản lý và lưu trữ thông tin dưới dạng điện tử..
• Gửi và nhận công văn dưới dạng văn bản điện tử..
• Tìm kiếm tài liệu, công văn một cách nhanh chóng và chính xác.
• Tối ưu hoá công tác lưu trữ tài liệu.
• Giải quyết hồ sơ, công việc bằng văn bản điện tử.
• Tạo giải pháp kỹ thuật thống nhất.
• Chi phí pháp triển thấp.