QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Giải pháp BIO Portal 

•  Develop & deploy ASP.NET applications
• Microsoft SQL Server 2005
• Microsoft Portal Sharepoint Server 2007
• Microsoft Windows Sharepoint Service 3.0
• Microsoft Windows Workflow Foundation
• Microsoft Sharepoint Designer 2007 

Tin học hoá văn phòng

 Quản lý quy trình công việc

• Quản lý công việc theo vai trò người dùng.
• Phân quyền xử lý công văn theo vai trò và chức năng người dùng.
• Theo dõi thời gian và quá trình xử lý công việc.
• Uỷ quyền xử lý.

Phân công, theo dõi, xử lý công việc.

Quản lý văn bản

• Quản lý quy trình xử lý công văn đi, đến, công văn nội bộ.
• Quản lý tất cả các loại tài liệu điện tử dưới dang : .doc, .xml, .ppt, .pdf…
• Quản lý hồ sơ công việc.
• Quản lý  thống kê, in báo cáo theo mẫu của nhà nước
• Lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm toàn văn văn bản.
• Lập lịch làm việc, lịch công tác cho lãnh đạo và các phòng ban.
• Cho phép nhiều người truy cập xử lý công văn cùng 1 lúc.
• Tự động thông báo khi có sự thay đổi đến người dùng qua SMS, email… 

Số hoá và lưu trữ tài liệu số

Số hoá nội dung

• Là sách báo, bản vẽ ….từ giấy tờ được BIO Portal quét tự động với máy quét tự nạp giấy tốc độ cao.
• Quản lý siêu dữ liệu (metadata) của mọi tài liệu trên giấy, dạng âm thanh, video, hình ảnh có hoặc không có file kèm theo.
• Nhận fax tự động từ BIO Portal.
• Quản lý mọi dạng xml, html
• Xem nội dung trực tiếp từ BIO Portal.

Gửi Fax trực tiếp bằng trình duyệt Web.

Tổ chức nội dung

• Để tìm kiếm nhanh chóng và chia sẻ thuận tiện nội dung, tài liệu được BIO Portal tổ  chức theo chuẩn phổ biến.
• Thêm thư mục tuỳ ý để phân loại tài liệu.
• Thêm sửa xoá tài liệu.
• Quản lý phiên bản (version) tài liệu khi có sự thay đổi.
• Tự định nghĩa qui trình xét duyệt và phổ biến tài liệu.
• Tự động tạo chỉ mục (indexes) khi thêm tài liệu vào hệ thống.
• Chuyển tài liệu từ mục này sang mục khác trong hệ thống.
• Có thể tách gọp những tài liệu hiện có trong hệ thống. 

 Tra cứu, tìm kiếm

Công nghệ tích hợp & Bảo mật

• BIO Portal tích hợp với Active Directory 2.0 giúp việc quản lý và phần quyền theo role người dùng trở nên dễ dàng nhưng vẫn bảo đảm tính bảo mật cao.
• Dễ dàng thao tác các ứng dụng MS office 2007, Fax server, Email, Messenger… trên BIO Portal.
• Giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục.

 Lợi ích và hiệu quả mang lại

• Hổ trợ tin học hoá công tác văn phòng.
• Quản lý và lưu trữ thông tin dưới dạng điện tử..
• Gửi và nhận công văn dưới dạng văn bản điện tử..
• Tìm kiếm tài liệu, công văn một cách nhanh chóng và chính xác.
• Tối ưu hoá công tác lưu trữ tài liệu.
• Giải quyết hồ sơ, công việc bằng văn bản điện tử.
• Tạo giải pháp kỹ thuật thống nhất.
• Chi phí pháp triển thấp.